自分の説明したいことがきちんと相手に伝わらない。
そんな経験、みなさんもありませんか？
「何の話してるの？」
「君が何を言いたいのかわからん」
「あー。◯◯ってことね」←全然違う
このように自分の説明が伝わらないことが続くと正直しんどいですよね。
先生や先輩に質問をしたいのに伝わらない。
仕事の相談や、打ち合わせでうまく話が通じていない。
特に重要な話をしている時に、それが伝わっていないと後から大変なことになったり。
今日はわかりやすい説明をするための方法について話をしたいと思います。
説明する前にすべきこと
自分の中で話を整理できているか
相手に伝える前に自分の中で話が整理できていなくてはいけません。
自分の中で整理できていないということは、自分が何を話したいのかちゃんと決めれていないということです。
そんな状態で話をし始めても、相手には伝わらないし、自分も余計に混乱します。
まずは、自分の中で考えを整理するようにしましょう。
とは言っても、自分の中で考えを整理するのはすごく難しいっていう人もいますよね。
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自分の性格をきちんと理解していることは、考えを整理する上で必ず役立ちます。
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相手が今話を聞いてくれる状態か確認
話というのは、自分だけではなく相手がいてはじめて成り立ちます。
自分が話したい、という気持ちだけでは話は成立しないのです。
話をする前には、相手がちゃんと話を聞いてくれるような状態なのか確認するようにしましょう。
相手が忙しそうにしていたり、仕事や勉強に集中している時は、相手が聞いてくれる状況ではありません。
相手にも相手のすべきことがあります。
その中で時間を作って話を聞いてもらうわけですから、せめて相手が余裕のある時に話をするべきです。
でないと、相手もまともに話を聞いてくれませんよ。
話しかける時も、今話して大丈夫か確認するのがいいでしょう。
上手にわかりやすく説明する方法
実際に説明をするときに、伝わりやすくする方法はなにか。
それは「何の話をするのか」を最初に言うことです。
そんなの当たり前だろ、と思う人もいるかと思いますが、意外とこれができていない人が多いんです。
これは「何の話」というのが非常に難しいからですね。
ここで重要なのは「何の話」にあたる部分のことを相手が知っている知識・情報に収めておくことです。
「何の話」にあたる部分を分かっているのが自分だけでは、相手に伝わるわけがありません。
例えば、僕が話しかけられた中でこんなことがありました。
後輩「先輩、◯◯って感じのことしたいんですけど、どういたらいいですか」
僕「・・・？何の話？」
後輩「いや、この時の、この部分で・・・（ソースコードを指しながら）」
僕「・・・。」
この時僕がわかったのは、とりあえず彼が何かをしたいんだということだけ。
つまり何も分かりませんでした（笑）
これだけでは全く話ができません。
例えば、
後輩：「先輩、◯◯のプロジェクトについて聞きたいことがあるのですけどいいですか」
僕：「◯◯の話ね。いいよ」
後輩：「実は△△のテストを実行してみたんですけど、どうも納得いかなくて。それで□□□みたいにしたいんですけど、どうしたらいいですかね？」
僕：「なるほど、それはね・・・」
というようにすれば、わかりやすいし話はスムーズに進んだでしょう。
ここでの「何の話」にあたる部分は「◯◯のプロジェクトについて聞きたいことがある」だったわけです。
ここまでのことをまとめてみましょう。
下の図式になるように「何の話」にあたる部分を設定することが重要です。
相手が知っている情報の範囲で、自分が話したいことが何なのかを伝えるようにしましょう。
話が脱線しないように気をつける
話が脱線してしまうというのはよくあることです。
特に先輩が後輩に話すとき、先生が学生に話すときなど、目上の人から話しているときにありがち。
そのせいで本当に伝えたい部分が伝わらないなんてことも多いです。
自分の持っている知識の自慢がしたいのではなく、ちゃんと伝えたくて説明をしているはずですから、きちんと伝えたいことだけ話すべきです。
前でも言いましたが、きちんとなにを話すかを先に言う、そのことについて話す、ということを徹底するようにしましょう。
それだけで伝わり方が変わるはずです。
相手をよく見て話す
話している時は、相手のことをしっかりと見ましょう。
さらに、対話的に話を進めるともっといいかもしれない。
重要なのは相手に伝わっているかを確認しながら話を進めること。
もし、自分の話が伝わっていないようなら、「このくらいの話からすれば相手がわかってくれるだろう」という前提が間違っていたことになります。
そういった時には伝える情報を付け足すか、そもそも話の切り出し方を変えるのがいいでしょう。
相手が話を理解しないまま、自分がどんどん話していっても結局伝わることはありません。
しっかりと相手のことを意識して話をしましょう。
言い方に気をつける
説明というのは、相手がいてこそです。
その相手のことを考えるのなら、きちんと言い方には気をつけたほうがいいです。
この記事にも書いたようなキツい言い方には特に気をつけたい。
キツい言い方は、すごいエネルギーがありますが、伝えたいことよりもキツい印象が伝わってしまいます。
そうしている間に、ちゃんと聞いてもらえなくなってしまいます。
言い方には気を付けましょう。
最後にすべきこと
最後には、きちんと相手にお礼を言いましょう。
相手も時間を取って聞いてくれているのですから。
そうすることで、次に話を聞いてもらいたいときに、相手の方が分かろうとしてくれることにつながります。
分かろうとしてくれなければ、いくら話をしても伝わらないものです。
失礼な態度では、相手が話を聞いてくれなくなってしまいますよ。
説明をするというのはコミュニケーションなのですから、相手の気持ちを考えることも重要なことです。
まとめ
今回はわかりやすい説明をするためにどうすべきか、という話をしました。
自分の考えていることは、きちんと相手に伝えたいものです。
「説明する」というのはコミュニケーションですから実践あるのみです。
どんどん説明する練習を積んでいきましょう。
