最近メールをする機会が多い。
研究室のメール。
就活用のメール。
機嫌を損ねると困るし、マナーは守らなきゃいけないけど・・・正直面倒だ。と思いつつ、そうも言っていられないので、よくある場面とか返信に困る場面とかで、自分なりに正しい書き方・フレーズをまとめようと思う。
前提
件名
メールの返信なので、件名に「Re:」をつけるようにするのがわかりやすい（というか自動で付くので基本的に消さなければ良い）。ただし、複数回「Re:」が付くのは見苦しいので、「1」「2」のように番号を最後につけることで代用する。
件名を付け足したい場合には、「Re:」の前につけるようにする。
また、自分から送る場合には、その内容を端的に表す件名をつけるようにする。「今日はありがとうございました」のような件名では、誰のことか、何のことかわからないし、読まれずに終わってしまうこともあるだろう。
フォーマット
フォーマットを守っていないメールは非常に見苦しい。
ここでチェックしておこう。
- メールの最初には、必ず「宛名」を書く。返信であっても本文から入らずに、宛名を書く。
- 次に「挨拶」。簡単なものでいい。「お世話になっております」とか。
- 次に本文を始める前に、軽く「自己紹介」。誰が送ったメールかわかりやすくするため。
- ここまできて、「本文」を書く。
- 本文の最後も「挨拶」で締める。「よろしくお願いいたします」とか。
- 最後に必ず「署名」をつける。所属などまでわかるようにきちんと書く。自動挿入されるようにしておくと楽。
複数人に送る時の注意
複数人にメールを送る時には、「TO」「CC」「BCC」に注意。
TO：必ず送らなくてはならない人
CC：念のために送る人
BCC：念のために送るが、メールを送ったことを他の人に知らせない
特に、面識のない複数の人にメールを送る際には「BCC」を使わないと危険。
シーン別のフレーズ集
要件を承諾する時
承諾のメールは正直気にするポイントは少ない。承諾する時点で、相手はさほど問題視してこないから、最低限のマナーさえ守れば問題ない。
通常の承諾
「〜の件、承知いたしました。」
「〜の件、お受けすることにいたしました。」
時間や場所の指定（日程調整）の場合
「◯日の△時◇分にお伺いいたします。」
「（場所）にお伺いいたします。」
「当日はよろしくお願いいたします。」
要件を断る時
相手の要件を断る時は、マナーに注意。正直きっぱり断ってしまいたいのだけど、あまりきっぱり言いすぎると怒りを買うことも。
通常の断り方
「〜の件については、対応が難しくなっております。」
「せっかくの機会ですが、ご遠慮申し上げます。」
最後にこういうのをつけるのもあり↓
「ご要望に添えず、申し訳ございません。」
次がある感じを出す
「今回は」のような言葉を使うと、今回がダメなだけで次は大丈夫かも、という感じが出せる。 また、代替案を提示するのも、次につなげたい感じが伝わって良い。
「誠に申し訳御座いませんが、今回は見送らせていただきます。」
「本日お受けすることは難しくなっております。ご多忙とは存じますが、◯月△日でご都合はいかがでしょうか」
お願いする時
相手に負担を強いるわけだから、ある程度かしこまらなくてはならない。お願いをするのに、要件だけのそっけないメールでは怒りを買うだろう。
「誠に申し訳ないのですが、〜」
「ご多忙と存じますが、〜」
「お忙しいとは思いますが、〜」
「無理を承知でお願いしたいのですが、〜」
「〜をお願いできますでしょうか。」
「〜していただけると幸いです。」
催促する時
あまり直接的に責めるような言い方をすると、相手も不快に感じてしまう。少し遠まわしな表現になるくらいがちょうどいいだろう。
「〜の件ですが、その後いかがでしょうか。」
「何かの手違いかもしれませんが、〜の件についてまだ連絡をいただいておりません。」
かなり遠まわしにしてみるとこんな感じだろうか↓
「本メールと行き違いで、すでにご連絡いただいていたら申し訳ないのですが、〜の件についてのご連絡をいただいておりません。お手数をおかけしますが、ご確認していただけますか。」
「私の説明が悪く、伝わっていなかったかもしれませんので念のために連絡させていただいたのですが、〜の件いかがでしょうか。」
間違いを指摘する時
間違いを指摘するというのは、相手を傷つけたり、怒らせたりしやすい。こちらを下げて話をするくらいがちょうどいいだろう。
「私の勘違いでしたら申し訳ないのですが、〜ではないでしょうか」
「〜ということですね。たしかに、仰ることも理解できるのですが、〜の方がよいのではないでしょうか」
「大変恐縮ですが、〜ということではないでしょうか」
まとめ
今回は、メールの返信について、書き方やフレーズをまとめた。
社会に出ればメールとは離れることができない。そんな中で、メールでのトラブルも多い。注意して使っていかなければ、と再認識した次第だ。言葉は人の感情を、いい方向にも、悪い方向にも動かしてしまうのだから。
